Buchhaltung in der Gastronomie

Grundlegende Infos und Tipps

Als in Deutschland ansässiger Betrieb kommt man um eine sorgfältige und vollständige Buchhaltung nicht herum – zumindest dann nicht, wenn man sich Ärger mit dem Finanzamt ersparen möchte. Selbstverständlich gilt das auch für die Gastronomie. In dieser Branche werden aber leider immer wieder Fehler beim Erstellen von Bilanzen & Co. gemacht, da die Bücher häufig nur sehr stiefmütterlich behandelt werden.

Buchhaltung in der Gastronomie

Da das im schlimmsten Fall zur Folge haben kann, dass man seine Konzession verliert oder so hohe Strafzahlungen leisten muss, dass man seinen Betrieb schließen muss, sollte man es aber natürlich tunlichst vermeiden und stattdessen dafür sorgen, dass man seinem Steuerberater oder Buchhalter stets vollständige Unterlagen übermittelt. Eine Buchhaltungssoftware wie die des Freiburger Marktführers Lexware oder Freefibu hilft auch Laien dabei, diese Vorgaben einzuhalten.

Welche Art der Buchführung muss angewendet werden?

Im Rechnungswesen wird grundsätzlich zwischen zwei verschiedenen Formen der Buchhaltung unterschieden: Der Doppik und der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Welche der beiden verwendet werden muss, hängt von der Rechtsform des jeweiligen Unternehmens sowie dessen Umsatz ab. Den Regeln der doppelten Buchführung unterliegen Betriebe, die

  • Als OHG, AG, KG oder GmbH geführt werden oder
  • Im vergangenen Geschäftsjahr einen Umsatz von mehr als 600.000 € respektive einen Gewinn von mehr als 60.000 € erwirtschaftet haben.

Für alle anderen, also auch für viele Gastro-Betriebe, gilt: Die vereinfachte Form, sprich die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, reicht aus. Anstatt sich also mit verschiedenen Büchern und Konten zu beschäftigen, muss man lediglich alle Ausgaben und Einnahmen in einer einzelnen Liste vermerken. Dabei muss selbstverständlich chronologisch und lückenlos vorgegangen werden. Enthalten die Zahlen Löcher, erfolgen Schätzungen des Finanzamtes – und dass die nicht gerade günstig für den Wirt ausfallen, dürfte niemanden allzu sehr überraschen.

Soll-Buchhaltung vs. Ist-Buchhaltung

Die EÜR kann auf zwei verschiedene Arten geführt werden, nämlich als Soll- oder Ist-Buchhaltung. Während bei letzterer nur tatsächlich getätigte Zahlungen und erhaltene Einkünfte berücksichtigt werden, spielen bei ersterer auch noch nicht beglichene Rechnungen eine Rolle – sowohl eingehend als auch ausgehend. Dadurch kann man als Gastronom die Vorsteuerbeträge noch nicht bezahlter Rechnungen vom Fiskus fordern. Auf der anderen Seite muss man zwar auch die Umsatzsteuer für noch ausstehende Zahlungen von Kunden vorstrecken, diese Beträge sind in der Gastro-Branche jedoch meist verschwinden gering. Die Soll-Buchhaltung ist also definitiv vorzuziehen, zumal sie die deutlich bessere Grundlage für betriebswirtschaftliche Auswertungen ist.

Aufbewahrungspflichten beachten!

Belege, Rechnungen & Co. werden sorgsam verbucht und gemeinsam mit den Unterlagen aufgehoben, am Ende des Jahres kommen sie über den Steuerberater zum Finanzamt, und fertig! Das hört sich zwar sehr schön an, ist aber leider nicht so einfach. Der Gesetzgeber sieht vor, dass Betriebsprüfungen auch im Nachhinein vorgenommen werden können. Kann man dann die Unterlagen der letzten Jahre nicht lückenlos vorlegen, war die ganze Arbeit umsonst und es gibt Probleme mit dem Fiskus. Die Aufbewahrungspflicht sollte also unbedingt eingehalten werden. Je nach Art des Belegs müssen diese Nachweise mindestens für sechs, manchmal sogar für zehn Jahre aufgehoben werden.

Besondere Aufmerksamkeit für Personalkosten

Die Kosten für Mitarbeiter gehören zu den größten Posten, die man als Gastronom auf der Ausgabenseite verbucht. Dementsprechend muss man dabei ganz besondere Vorsicht walten lassen und peinlich genau darauf achten, alle Abgaben abzuführen und diese Arbeit genaustens zu dokumentieren. Da hier großes „Betrugspotential“ herrscht, wird dieser Posten vom Finanzamt besonders genau unter die Lupe genommen.