Kassenrichtlinie 2020

So setzen Sie die Neuerungen in Ihrem Unternehmen um

schon wieder neue Pflichten, wo die meisten Unternehmer noch mit den alten kämpfen - so lässt sich das Thema Kassenführung derzeit auf den Punkt bringen. Wie bereits in den Vorjahren sind auch zum 01.01.2020

neue Verschärfungen für elektronische Kassensysteme in Kraft getreten:

Außerdem müssen sie für jeden Geschäftsvorfall

einen Beleg ausdrucken können, und die Nutzer

müssen den Finanzämtern die Art und die Anzahl der

eingesetzten Kassen melden.

Zwar beanstandet es die Finanzverwaltung nicht, wenn

aufrüstbare elektronische Kassen bis zum 30.09.2020

ohne zertifizierte TSE betrieben werden. Zugleich pocht

sie aber auf eine „umgehende Durchführung“ der notwendigen Aufrüstungen durch die Kassennutzer, denn

das Kassengesetz gilt ja trotzdem. Und auch bei den

Themen Belegausgabe- sowie Meldepflicht passen Gesetzeslage und Realität nicht so recht zusammen. Deshalb

geben wir Ihnen auf den folgenden Seiten einen

Überblick darüber, welche Anforderungen Sie ab wann

erfüllen müssen, und begleiten Sie Schritt für Schritt

durch die Vorbereitungen. Gerne stehen wir Ihnen auch

für Ihre individuellen Rückfragen zur Verfügung.

Anforderungen an elektronische Kassensysteme

Seit 2017 müssen elektronische Kassen den folgenden

Anforderungen der Finanzverwaltung genügen:

 Alle Geschäftsvorfälle müssen einzeln aufgezeichnet

werden.

 Die Erfassung der Geschäftsvorfälle darf nicht unterdrückt

werden können.

Inhaltsverzeichnis

Anforderungen an elektronische Kassensysteme ....... 1

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung ............ 2

To-do-Liste: 1. Bestandsaufnahme machen ............... 2

2. Kassen an- bzw. abmelden ..................................... 3

3. Belegausgabepflicht umsetzen ............................... 3

4. Verfahrensdokumentation ergänzen ....................... 4

 Die aufgezeichneten Daten müssen jederzeit lesbar

und maschinell auswertbar sein.

 Alle Änderungen bei Journal-, Auswertungs-, Programmier-

und Stammdaten müssen aufgezeichnet

werden.

 Alle elektronisch erzeugten Belege sind unveränderbar

und vollständig aufzubewahren.

 Alle Kassenaufzeichnungen sind zehn Jahre lang zu

archivieren.

Neben dem Eingangs- bzw. Ausgangsumsatz und dessen

nachträglicher Stornierung handelt es sich auch bei

Trinkgeld, bei der Gutscheinausgabe oder -einlösung,

bei Privatentnahmen und -einlagen, bei Wechselgeldeinlagen,

bei einer Lohnzahlung aus der Kasse und beim

Geldtransit um Geschäftsvorfälle in diesem Sinne. Diese

Vorfälle müssen also allesamt in der elektronischen

Kasse erfasst werden.

Hinweis: Die aufzuzeichnenden Daten sind bei Registrierkassen in der Regel auf einer internen SDKarte

gespeichert. Diese Karte regelmäßig auszulesen

und die Daten separat zu archivieren, ist jetzt

schon oberste Pflicht. Unterbleibt dies, werden die

Daten nämlich oftmals schlicht überschrieben, sobald

die Karte voll ist. Bei einer späteren Prüfung fehlen dann unter Umständen ganze Geschäftsjahre.

Wenn dieser Aspekt bei Ihnen noch ungeklärt sein

sollte, ist es jetzt höchste Zeit zu handeln.

Zum 01.01.2020 sind mit dem Kassengesetz die folgenden

Verschärfungen hinzugekommen:

 Alle elektronischen Kassensysteme müssen mit einer

TSE ausgerüstet sein, die vom Bundesamt für Sicherheit

in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert

worden ist.

 Sie müssen in der Lage sein, für jeden Geschäftsvorfall

einen Beleg an den Kunden auszugeben.

 Alle im Unternehmen genutzten Kassensysteme

müssen dem Finanzamt gemeldet werden.

Die Finanzverwaltung hat den Begriff der Kasse übrigens

auch auf solche Systeme ausgedehnt, die (nur) der

Abwicklung von Zahlungsvorgängen mit „vor Ort genutzten

elektronischen Zahlungsformen“ dienen. Dazu gehören

sowohl bargeldersetzende Zahlungsformen wie

Geldkarten, virtuelle Konten (wie bei sogenannten Kryptowährungen verwendet) oder Bonuspunktesysteme von

Drittanbietern als auch an Geldes statt angenommene

Gutscheine, Guthabenkarten, Bons und dergleichen.

Selbst wenn eine Kasse also lediglich „Bargeldersatz“

annimmt, gelten die Neuerungen auch für sie.

Hinweis: Eine Pflicht, ein elektronisches Kassensystem

zu betreiben, gibt es auch ab 2020 nicht. Eine

offene Ladenkasse - etwa eine Schublade mit Fächern

oder eine Geldkassette - zu verwenden bleibt

weiterhin ausdrücklich erlaubt.

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

Die wichtigste - und problematischste - Neuerung ist die

Vorschrift, dass bis auf wenige Ausnahmen alle elektronischen Kassen über eine TSE verfügen müssen. Diese

besteht aus drei Teilen:

 Ein Sicherheitsmodul gewährleistet, dass sämtliche

Kasseneingaben protokolliert und nicht unerkannt

verändert werden können.

 Auf einem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.

 Eine einheitliche digitale Schnittstelle soll die Datenübertragung für Prüfungszwecke gewährleisten.

Für die TSE schreibt der Gesetzgeber kein bestimmtes

System vor - wohl aber eine Zertifizierung durch das

BSI. Diese erfolgt für zwei Varianten: Bei der Variante 1

wird eine microSD-Karte mittels Adapter für USB- oder

SD-Karten-Anschlüsse verwendet, während die Variante

2 eine cloudbasierte Webdienstlösung vorsieht. Die

Hardware zur ersten Variante wurde Ende 2019 an die

Kassenher- bzw. -aufsteller versandt. Ebenfalls Ende

2019 wurden die ersten beiden TSE zertifiziert.

Hinweis: Trotz der Nichtbeanstandungsregelung der

Finanzverwaltung bis zum 30.09.2020 sollten Sie die

Umsetzung der Neuerungen nicht auf die lange Bank

schieben. Wir empfehlen Ihnen, sich zeitnah eine

schriftliche Auskunft von Ihrem Kassenhersteller geben

zu lassen, ob bzw. wann er Sie mit der zertifizierten

TSE beliefern kann.

Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung

(DSFinV-K) für den Export von Daten aus elektronischen

Aufzeichnungssystemen bei Außenprüfungen

und Kassennachschauen findet bis zur Implementierung

der zertifizierten TSE, längstens für den Zeitraum

der Nichtbeanstandung, ebenfalls keine Anwendung.

To-do-Liste:

1. Bestandsaufnahme machen

Um beurteilen zu können, ob Sie Ihre Kassen nun aufrüsten

oder austauschen müssen, ist neben der Klärung

des Typs in erster Linie von Belang, wann Sie die Kassen

angeschafft haben. Zu unterscheiden sind folgende

Konstellationen:

Haben Sie Ihre Kasse vor dem 26.11.2010 angeschafft?

Dann gilt laut Kassengesetz: Elektronische Kassensysteme,

die mit einer zertifizierten TSE nachrüstbar sind,

müssen zum 01.01.2020 umgerüstet worden sein.

Geräte, die nicht nachgerüstet werden können, müssen

durch ein neues Kassensystem mit BSI-Zertifizierung ersetzt

werden.

Achtung: Das Altsystem können Sie nicht einfach

entsorgen, sondern müssen es für die Dauer der gesetzlichen

Aufbewahrungsfrist vorhalten.

Hinweis: Fragen Sie Ihren Kassenhersteller möglichst

bald, ob und wann er eine zertifizierte TSE für

die von Ihnen verwendeten Systeme liefern kann.

Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, ob Ihre Kasse

überhaupt nachgerüstet werden kann und wann der

Hersteller eine zertifizierte TSE auf den Markt bringen

wird.

Haben Sie Ihre Kasse nach dem 25.11.2010 und vor

dem 01.01.2020 angeschafft?

Dann gilt: Elektronische Kassensysteme, die mit einer

zertifizierten TSE nachgerüstet werden können, müssen

laut Kassengesetz bis zum 01.01.2020 nachgerüstet

worden sein. Für diese Kassen greift nun aber die Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30.09.2020.

"Wir machen Ihr Backoffice mit System.Wir systematisieren Ihren "Papierkram" optimieren Ihre Lohnabrechnungen und helfen Ihren Paragraphen umzusetzen."

Bis dato gesetzeskonforme Registrierkassen, die nach

dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft

wurden und nicht mit einer TSE aufrüstbar sind, dürfen

ausnahmsweise noch bis zum 31.12.2022 weiter genutzt

werden. Erst dann müssen sie durch ein neues System

ersetzt werden.

Hinweis: Auch hier sollten Sie sich die Nichtnachrüstbarkeit

Ihres Kassensystems durch den Hersteller bestätigen lassen und dieses Dokument zu Ihrer Verfahrensdokumentation (vgl. Punkt 4) hinzufügen.

Achtung: PC-Kassensysteme sind generell von der

Übergangsregelung ausgenommen und müssen auf

jeden Fall bis zum 01.01.2020 nachgerüstet worden sein!

Was gilt für Kassen, die Sie nach dem 01.01.2020 kaufen?

Seit dem 01.01.2020 dürfen die Hersteller laut Kassengesetz

nur noch solche elektronischen Kassensysteme

verkaufen, die bereits mit einer zertifizierten TSE ausgerüstet

sind.

Hinweis: Zwar hat der Gesetzgeber auch diese Frist

nicht revidiert, aber eine einschlägige Passage im

Anwendungserlass zur Abgabenordnung erlaubt die

Auslegung, dass auch solche Kassen verkauft werden

dürfen, die noch keine TSE beinhalten, aber

schon TSE-kompatibel sind (AE zu § 146a AO, Nr.

11.2). An diese Auslegung wird sich voraussichtlich

auch die Finanzverwaltung halten.

Dennoch müssen die Kassen bereits zum Zeitpunkt

der Auslieferung alle für den DSFinV-K-Export erforderlichen

Daten aufzeichnen und den Export unterstützen.

Denn diese Funktionen hängen nicht vom

Vorhandensein einer TSE ab. Bei Detailfragen wenden

Sie sich bitte persönlich an uns.

Nicht aufrüstbare Geräte, die nach dem 25.11.2010 und

vor dem 01.01.2020 erstmals in Verkehr gebracht wurden,

dürfen seit 2020 nicht mehr gebraucht verkauft

werden. Auf diese Weise kann man sich die Übergangsregelung

bis Ende 2022 also nicht zunutze machen.

2. Kassen an- bzw. abmelden

Seit 2020 muss laut Kassengesetz sowohl die Anschaffung

als auch die Außerbetriebnahme elektronischer

Kassensysteme innerhalb eines Monats dem Finanzamt

gemeldet werden. Alle vor 2020 angeschafften elektronischen Kassen sind bis zum 31.01.2020 zu melden. Ausgenommen sind nur Geräte, für die die verlängerte Nutzung bis Ende 2022 gilt. Die Meldung muss „nach amtlich

vorgeschriebenem Vordruck“ beim Finanzamt erfolgen

und jede Kasse ist einzeln zu melden. Dabei müssen

Sie folgende Punkte mitteilen:

 Name des Steuerpflichtigen

 Betriebsstätte der Kasse

 Ordnungskriterium (in der Regel die Steuernummer)

 Art der zertifizierten TSE und Seriennummer

 Zertifizierungs-ID (wird durch das BSI vergeben)

 Anzahl, Art und Seriennummern der eingesetzten

elektronischen Aufzeichnungssysteme

 Datum der Anschaffung

 Datum der In- oder Außerbetriebnahme

Hinweis: Allerdings hat das Bundesfinanzministerium

ergänzt, dass die Kassennutzer von der Mitteilung

absehen können, bis ihnen die elektronische

Übermittlung ermöglicht wird. Wann diese Übermittlungsmöglichkeit steht, wird im Bundessteuerblatt

bekannt gegeben.

Vorbereitend sollten Sie trotzdem schon die nötigen

Informationen zusammentragen, um sie schnell parat

zu haben, denn die Meldepflicht kann kurzfristig in

Kraft treten. Und für eine eventuelle Kassennachschau

sollten Sie diese Angaben sowieso schon verschriftlicht

haben.

3. Belegausgabepflicht umsetzen

Seit 2020 gilt außerdem die Pflicht, an alle Kunden Kassenbelege auszugeben - egal ob sie diese mitnehmen

oder nicht. Mit Zustimmung des Kunden ist auch die Bereitstellung eines elektronischen Belegs erlaubt. Ein

elektronischer Beleg gilt dann als bereitgestellt, wenn

dem Kunden die Entgegennahme ermöglicht wird. Die

bloße Sichtbarmachung an einem Bildschirm des Unternehmers, einem Terminal oder Kassendisplay, reicht

nicht aus.

Der elektronische Beleg muss in einem standardisierten

Datenformat wie JPG, PNG oder PDF ausgegeben werden,

da der Kunde ihn auf seinem Endgerät mit einer

kostenfreien Standardsoftware empfangen und sichtbar

machen können muss. Auf den Übertragungsweg

kommt es dabei nicht an.

Ein ordnungsgemäßer Beleg muss folgende Angaben

enthalten:

 vollständiger Name und vollständige Anschrift des

leistenden Unternehmers

 Datum der Belegausstellung sowie Zeitpunkt von

Vorgangbeginn und -ende

 Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder

Umfang und Art der sonstigen Leistung

 Transaktionsnummer, Entgelt und darauf entfallender

Steuerbetrag

 Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems

und des Sicherheitsmoduls

 Betrag je Zahlungsart

 Signaturzähler

 Prüfwert

Ausnahmen von der Belegausgabepflicht lässt der Gesetzgeber nur in sehr bescheidenem Umfang zu: So

kann bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen auf Antrag und mit Zustimmung der

zuständigen Behörde aus Zumutbarkeitsgründen nach

pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht

abgesehen werden. Die Möglichkeit der Befreiung

besteht unter den gleichen Voraussetzungen auch bei

Dienstleistungen. Eine Befreiung kommt aber nur dann

in Betracht, wenn nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte für den Antragsteller besteht. Die mit der

Belegausgabepflicht entstehenden Kosten stellen indes

für sich allein keine sachliche Härte dar.

4. Verfahrensdokumentation ergänzen

Spätestens seit Inkrafttreten der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,

Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer

Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu Beginn des

Jahres 2015 ist klar, dass für eine ordnungsgemäße

elektronische Kassenführung eine Verfahrensdokumentation

unabdingbar ist. Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, detailliert zu beschreiben, wie Prozessdaten (Kassendaten), Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden, ohne dass die digitalen Grundaufzeichnungen verändert werden.

Der erforderliche Umfang der Dokumentation hängt davon

ab, was im Einzelfall zum Verständnis des Datenverarbeitungsverfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist.

Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und für

einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit

nachprüfbar sein.

Dennoch fehlt die Verfahrensdokumentation in der Praxis

häufig. Viele Unternehmer haben diese Pflicht bisher

geflissentlich übersehen - wohl auch deshalb, weil sie in

den Vorschriften so unkonkret behandelt wird.

Hinweis: Das ist unklug, weil das Fehlen der Verfahrens- dokumentation bei einer Prüfung bereits einen

gewichtigen Mangel darstellt! Sorgen Sie also vor:

Eine bescheidene, ausbaufähige Verfahrensdokumentation

ist besser als gar keine.

Die Verfahrensdoku besteht in der Regel aus