Die digitale Personalakte ab 2027

Vielmehr handelt es sich um eine Erweiterung und Konkretisierung bestehender Regelungen zur elektronischen Aufbewahrung bestimmter, sozialversicherungsrechtlich relevanter Dokumente. Der Stichtag 1. Januar 2027 markiert das Ende einer Übergangsfrist für Arbeitgeber, sich von der papierbasierten Aufbewahrung dieser spezifischen Unterlagen zu verabschieden.

Warum kommt die digitale Personalakte (oder vielmehr: die Pflicht zur digitalen Aufbewahrung bestimmter Dokumente) ab 2027?

Die Grundlage für diese Entwicklung bildet das siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (7. SGB IV-ÄndG), welches bereits im Jahr 2020 verabschiedet wurde. Es sieht vor, dass Arbeitgeber bestimmte begleitende und erläuternde Unterlagen zum Entgelt sowie andere für die Sozialversicherung relevante Dokumente grundsätzlich elektronisch aufbewahren müssen. Diese Regelung ist eigentlich schon ab dem 1. Januar 2022 in Kraft getreten.

Die Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026 diente dazu, Unternehmen ausreichend Zeit für die Umstellung zu geben. Bis dahin konnten Arbeitgeber bei der Deutschen Rentenversicherung (DRV) einen Antrag auf Befreiung von der digitalen Aufbewahrungspflicht stellen. Diese Befreiungsmöglichkeit läuft Ende 2026 aus. Ab 2027 müssen dann auch diese "Nachzügler" ihre entsprechenden Unterlagen digital vorhalten.

Konkret betroffen sind vor allem:

• Entgeltunterlagen: Dies umfasst alle Dokumente, die für die Berechnung und Abrechnung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags relevant sind. Dazu gehören Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Nachweise über gezahlte Beiträge, aber auch Unterlagen zur Beitragszahlung (z.B. bei Minijobs) und zu Entsendungen.

• Nachweise zur Versicherungspflicht oder zur Versicherungsfreiheit.

• Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen.

• Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudenten.

• Nachweise der Elternschaft.

Welchen Sinn hat dieses "neue Gesetz" (bzw. die verschärfte Regelung)?

Der Hauptsinn dieser Entwicklung liegt in der fortschreitenden Digitalisierung der Verwaltung und Wirtschaft und zielt auf mehrere Vorteile ab:

1. Effizienzsteigerung bei Betriebsprüfungen: Einer der Haupttreiber ist die Vereinfachung und Beschleunigung von Betriebsprüfungen der Sozialversicherungsträger. Wenn alle relevanten Unterlagen digital vorliegen, können Prüfer schneller und effizienter auf die benötigten Informationen zugreifen. Dies reduziert den administrativen Aufwand für die Unternehmen und die Prüfstellen.

2. Harmonisierung und Standardisierung: Durch die Vorgabe bestimmter digitaler Formate (z.B. PDF ohne Skripte, spezifische Bildformate, Begrenzung der Dateinamenlänge) wird eine Standardisierung geschaffen, die den Austausch und die Verarbeitung von Daten erleichtert.

3. Reduzierung von Papier und Archivierungskosten: Die Digitalisierung spart physischen Platz für Aktenordner, reduziert Druck- und Versandkosten und trägt zu einem "papierlosen Büro" bei.

4. Verbesserte Datenqualität und -aktualität: Digitale Systeme ermöglichen oft eine bessere Pflege und Aktualisierung von Daten, was die Fehleranfälligkeit reduziert.

5. Schnellerer und flexiblerer Zugriff: Digitale Unterlagen sind orts- und zeitunabhängig abrufbar, was besonders für Unternehmen mit mehreren Standorten oder Remote-Arbeit von Vorteil ist. Auch der Zugriff durch mehrere berechtigte Personen gleichzeitig wird ermöglicht.

6. Erhöhte Datensicherheit (bei richtiger Umsetzung): Durch Verschlüsselung, Zugriffsberechtigungen und revisionssichere Archivierungskonzepte können digitale Daten oft besser vor Verlust, Zerstörung oder unbefugtem Zugriff geschützt werden als Papierakten, die anfälliger für physische Schäden oder Diebstahl sind.

7. Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Änderungen an digitalen Dokumenten können in der Regel lückenlos protokolliert werden, was die Nachvollziehbarkeit erhöht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die ab 2027 geltenden Vorschriften zur digitalen Aufbewahrung bestimmter Personalunterlagen eine logische Konsequenz der Digitalisierungswelle sind und darauf abzielen, die Prozesse in der Personalverwaltung effizienter, transparenter und sicherer zu gestalten. Es ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer modernen und digitalen Verwaltung.